生成 AI の社内ルールの作り方。工事・現場の会社が最初に決める「入れてよい情報」「確かめる人」「使ってよい道具」の 3 つ

生成 AI の社内ルールは、最初は 1 枚で十分です。細かい規程を作ろうとして止まるより、次の 3 つを決めて使い始め、困ったところを足していくほうが続きます。

• 入れてよい情報・入れない情報：お客様の名前や住所、現場の写真・図面、防犯カメラの映像などをどう扱うか
• 使ってよい道具：会社として使う AI のサービスと、その設定
• 確かめる人：AI が出した答えを、お客様に出す前に誰が確かめるか

この記事では、工事や現場の仕事をする会社を例に、生成 AI の社内ルールで最初に決めることをまとめます。

（見出しの下の画像は生成したイメージです。実際の会社や当社の写真ではありません。）

この記事で分かること

• 生成 AI の社内ルールで最初に決める 3 つ
• 現場の写真・図面・お客様の情報の扱い方の考え方
• ルールを作る手順と、見直す時期

なぜ社内ルールが要るのか

生成 AI は、文章の下書き、メールの返事、資料のまとめなどで仕事を早くします。一方で、入れた情報がどう扱われるか、出てきた答えが正しいかは、使う人が気をつける必要があります。

個人情報保護委員会は、生成 AI サービスの利用について注意を呼びかけ、個人情報を含む内容を入力するときは、利用目的の範囲内かを確かめることなどを求めています（個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」、別添１）。ルールがないと、社員ごとに判断がばらばらになります。

1. 入れてよい情報・入れない情報

工事や現場の仕事では、AI に入れたくなる情報が多くあります。会社として線を引いておきます。

情報	よくある使い方	ルールの例
お客様の名前・住所・電話番号	見積りや報告書の下書き	入れない。「〇〇様」「現場 A」など置き換えて使う
現場の写真	報告書の文章づくり	人の顔・表札・車のナンバーが写るものは入れない
図面・配線図・ネットワークの構成	説明の文章づくり	社外秘・お客様の資料は入れない。会社が認めた道具だけ
防犯カメラの映像	状況の説明	入れない（人が映っているため）
機器のパスワード・設定の値	設定の手順の相談	入れない
公開されている製品の情報	比較・説明の下書き	入れてよい（出典を確かめる）

迷う情報は「入れない」を初期値にし、必要になったら責任者に相談する流れにすると判断が早くなります。

2. 使ってよい道具

社員が個人のアカウントで思い思いの AI を使うと、入れた情報の扱いの設定がばらばらになります。

• 会社として使う AI のサービスを決める
• 入れた内容が学習に使われない設定や、法人向けの契約があるかを確かめる
• アカウントは会社で管理し、退職した人のアカウントを止められるようにする

設定や契約の内容はサービスごとに違い、変わることもあります。使い始める前と、半年に 1 回程度は案内を確かめてください（推測を含む目安）。

3. 出てきた答えを確かめる人

生成 AI は、もっともらしい間違いを出すことがあります。お客様に出す文章、金額、日付、法令や製品の仕様に関わる内容は、必ず人が確かめます。

• 誰が確かめるか（担当者本人か、上長か）を、書類の種類ごとに決める
• 製品の仕様や法令は、メーカーや役所の公式の案内で確かめる
• AI が書いた部分をそのまま貼らず、自分の言葉で直す

ルールを作る手順

1. 今の使い方を聞く：社員が何に AI を使っているか、困っていることは何か
2. 3 つを 1 枚に決める：入れない情報・使う道具・確かめる人
3. 例を付ける：「この写真は入れてよい／だめ」など、自社の仕事の例を 3〜5 個
4. 研修で伝える：決めたルールを短く説明し、質問を受ける
5. 見直す：困った例が出たら足す。道具やサービスの案内が変わったら直す

研修の内容は「社員向けの AI 研修は何を教えるか」、最初に試す作業の決め方は「中小企業の AI 導入は何から始めるか」で説明しています。

工事会社の視点で：現場の情報は「人・場所・設備」で考える

工事や点検の仕事では、写真や図面に人（顔・名前）・場所（住所・表札）・設備（機器の型番・配線・パスワード）が一緒に入っています。AI に入れる前に、この 3 つが写っていないか・書かれていないかを見る習慣を付けると、ルールを細かく覚えなくても判断しやすくなります。防犯カメラやネットワークの機器の情報は、外に出ると悪用されるおそれがあるため、特に気をつけてください。

よくある質問

Q. 小さな会社でもルールは要りますか？

社員が数人でも、お客様の情報を扱うならあったほうが安心です。1 枚のメモで十分です。

Q. AI の使用を禁止したほうが安全ですか？

禁止しても、個人のスマホで使われることがあります（推測）。使ってよい道具と範囲を決めて、正しく使ってもらうほうが管理しやすくなります。

Q. 参考になるひな形はありますか？

公的な機関や業界団体が、生成 AI の導入や運用の考え方をまとめた資料を出しています。たとえば IPA のサイトには、IPA の人材育成のプログラムの修了者がまとめた「テキスト生成AIの導入・運用ガイドライン」が載っています（IPA としての公式の見解ではないと明記されています）。自社の仕事に合わせて、必要なところだけ取り入れてください。

まとめ

• 生成 AI の社内ルールは、入れてよい情報・使ってよい道具・確かめる人の 3 つを 1 枚に決めて始める
• 現場の写真や図面は、人・場所・設備が入っていないかを見てから使う
• 困った例が出たら足し、サービスの案内が変わったら見直す

出典と調査の方法

生成 AI の利用の注意と、導入・運用の考え方は、次の公式サイトで確かめました（2026 年 10 月 26 日確認）。

• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」
• IPA「テキスト生成AIの導入・運用ガイドライン」（中核人材育成プログラム 卒業プロジェクト）

情報の扱いの表、ルールを作る手順、現場の情報の見方は、当社の工事と AI 活用の経験から一般的な考え方としてまとめたもので、特定の会社の規程や案件の記録ではありません。個人情報の扱いの判断は、個人情報保護委員会の案内や専門家にご確認ください。